Financeiro e relatórios

RN-FIN-01Todo dinheiro é um lançamento

Cada valor que a arena cobra, recebe, devolve ou corrige vira um lançamento financeiro, ligado à reserva, à fatura do mensalista ou à comanda. Nada se apaga: um erro se corrige com um novo lançamento de ajuste, com motivo.

Os tipos de lançamento são:

• Valor devido: o preço do jogo, a hora extra, os itens da comanda.
• Desconto (por exemplo, o de um cupom).
• Pagamento, com o meio: PIX, dinheiro, cartão de débito, cartão de crédito ou crédito do cliente.
• Devolução e estorno de MED (o PIX contestado no banco).
• Crédito concedido, crédito utilizado e crédito expirado, para a carteira de crédito do cliente.
• Ajuste, sempre com motivo, para corrigir o que já foi lançado.

Cada lançamento guarda a unidade, o cliente (quando há), o documento (reserva, fatura ou comanda), o caixa (quando é no balcão), quem fez e, no PIX, a identificação do pagamento no banco. Por isso dá para saber, de qualquer real, de onde veio, quando entrou e quem registrou.

Duas coisas não são lançamentos: a taxa do cartão (fica no recebível do cartão e aparece nas taxas financeiras da DRE) e a tarifa do PIX cobrada pelo banco (é uma despesa financeira, lançada à mão em Despesas). Compras e despesas também ficam fora: têm cadastro próprio (RN-FIN-19).

Quem pode

Ninguém lança diretamente: o sistema cria os lançamentos sozinho a partir de cada operação (reserva, recebimento, comanda, devolução). Os ajustes saem de telas com permissão própria, como "Lançar ajuste de caixa" (Gerente, Proprietário) e as resoluções da fila de tratativas.

Onde se faz

Agenda · Reserva · Recebimento, PDV · Comanda · Recebimento, Caixa · Gestão

RN-FIN-02O saldo é a soma dos lançamentos

O saldo de uma reserva, fatura ou comanda é sempre a soma dos lançamentos dela. Não há campo de saldo para digitar ou corrigir à mão.

Quando o saldo aparece errado, o caminho é achar o lançamento que falta ou sobra e corrigir com um novo lançamento. O saldo se recalcula sozinho. Documento quitado é o que fecha em zero.

Quem pode

Ninguém: o sistema faz sozinho.

Onde se faz

Agenda · Reserva · Recebimento, PDV · Comanda · Recebimento

RN-FIN-17DRE por competência

A DRE mostra o resultado pela data em que a receita foi ganha: a data do jogo ou da venda, pelo valor bruto, não a data em que o dinheiro entrou. Pode ser vista por unidade ou consolidada, em qualquer período.

A estrutura é fixa:

• Receita bruta, por categoria: avulso, mensalidades, bar, aluguel de itens e serviços.
• (-) Deduções: descontos, cancelamentos e ajustes, e MED.
• (=) Receita líquida.
• (-) CMV: custo médio dos itens vendidos, perdas, cortesias, consumo interno e diferenças de inventário.
• (-) Despesas operacionais, por categoria.
• (-) Taxas financeiras: a taxa do cartão (MDR) e as despesas do grupo financeiro, como a tarifa do PIX.
• (=) Resultado.

Como cada linha é formada:

• Mensalidade: entra o valor da fatura, no dia 1 do mês da fatura. Na DRE do mês o valor é exato; num filtro de um dia ou de uma semana, a mensalidade inteira aparece no dia 1.
• Bar, aluguel e serviços: pelo tipo do item da comanda, no dia operacional da comanda. Item cancelado sai da receita (não vira dedução).
• Cancelamentos e ajustes: o valor que a arena deixou de cobrar ao encerrar o documento (por exemplo, a parte devolvida pela política de cancelamento). A devolução em si só mexe no caixa, para o mesmo valor não ser descontado duas vezes.
• MED: todo MED efetivado é dedução da receita.
• Crédito do cliente concedido ou expirado não entra na DRE.
• CMV: o custo das vendas segue o dia da comanda; perdas, cortesias, consumo interno e diferenças de inventário entram no dia em que foram registradas.
• Despesas: pela competência e pela parcela da unidade; canceladas ficam de fora. A compra de mercadorias não entra como despesa: o custo aparece no CMV quando o item é vendido (entrar com a compra contaria duas vezes).
• Consolidado: soma as unidades, inclusive as inativas, em que o usuário vê relatórios, e mostra a receita líquida e o resultado de cada uma.

Quem pode

Ver DRE, fluxo de caixa e conciliação (Gerente, Proprietário). Exige o código do 2FA.

Onde se faz

DRE e fluxo · aba DRE (atalhos Hoje, Últimos 7 dias, Este mês, Mês passado ou período livre; "Todas as minhas unidades" para o consolidado)

RN-FIN-18Fluxo de caixa pela data do dinheiro

O fluxo de caixa mostra o dinheiro pela data em que ele de fato entrou ou saiu: PIX na hora, cartão na data de liquidação (prevista até o banco confirmar) e despesas na data do pagamento. É uma visão separada da DRE.

• As datas são as do calendário no fuso da unidade (não o dia operacional), por unidade ou consolidado, com as mesmas permissões e o mesmo período da DRE.
• PIX: tudo o que o banco creditou na conta da unidade, identificado ou não (PIX sem dono, PIX que chegou atrasado e o excedente que virou crédito também são dinheiro na conta), na data do pagamento. A devolução PIX sai na data em que o banco a concluiu.
• Dinheiro: recebimentos e devoluções em dinheiro no dia do lançamento. Sangria e suprimento não entram, porque só trocam o dinheiro de lugar. O ajuste de caixa fechado entra, porque corrige o dinheiro que a gaveta de fato teve.
• Cartão: o valor já descontada a taxa, na data de liquidação; aparece como "previsto" até o banco confirmar. A devolução em cartão sai no dia.
• Despesas: as pagas, na data do pagamento, pela parcela da unidade, inclusive a compra de mercadorias e as pagas no caixa. A despesa a pagar aparece no vencimento como informação ("Despesas a vencer"), fora do saldo.
• Crédito do cliente não é dinheiro e não entra.

Quem pode

Ver DRE, fluxo de caixa e conciliação (Gerente, Proprietário). Exige o código do 2FA.

Onde se faz

DRE e fluxo · aba Fluxo de caixa

RN-FIN-19Despesas

Cada despesa tem categoria, unidade (ou rateio entre unidades), competência, vencimento, pagamento, fornecedor e link do comprovante. Não se apaga: a lançada à mão se edita enquanto está a pagar, e se cancela com motivo.

De onde vêm as despesas (coluna de origem na tela):

• Lançada: cadastrada à mão em Despesas.
• Compra de estoque: criada sozinha ao registrar uma compra, na categoria de mercadorias, com competência na data da compra.
• Repasse de serviço: criada sozinha quando se vende um serviço com repasse, como a arbitragem.
• Paga no caixa: despesa em espécie tirada da gaveta, que já nasce paga.

Edição e cancelamento

• A lançada se edita enquanto não está paga nem cancelada, sempre com registro de antes e depois na auditoria. Paga ou cancelada, não se edita.
• A de repasse não se edita (acompanha o item vendido), só se paga. Se o item for cancelado, o repasse ainda não pago cai junto; o já pago fica, porque o dinheiro saiu.
• Só a lançada a pagar se cancela, com motivo. A cancelada não se apaga: sai da DRE e do fluxo de caixa.
• O link do comprovante pode mudar em qualquer despesa não cancelada, porque o comprovante costuma chegar depois do pagamento. O arquivo fica guardado fora do sistema.
• Sem vencimento informado, vence na competência. A vencida é a que está a pagar com vencimento antes de hoje.

Correção da compra. A compra registrada não se edita, e a despesa dela também não se edita pelo cadastro. Enquanto essa despesa está a pagar, dá para corrigir o custo unitário de cada item digitado errado (ou o valor que o fornecedor de fato cobrou) e, se for o caso, o vencimento, com motivo obrigatório. O valor da despesa passa a ser o total com os custos corrigidos. A quantidade não se corrige: estoque se acerta pelo inventário. A diferença entra no custo médio do que ainda resta do produto em estoque; o custo das vendas já feitas e a DRE de meses passados não mudam. Se o estoque do produto está zerado ou negativo, o custo médio não muda e a correção fica só registrada.

Rateio. Uma despesa pode ser dividida entre duas ou mais unidades, com percentuais que somam 100% e incluem a unidade onde foi lançada. A parcela de cada uma tem duas casas decimais, e o centavo do arredondamento fica com a maior fatia. Para criar, editar, pagar ou cancelar uma despesa rateada é preciso ter a permissão em todas as unidades do rateio; quem tem só em uma delas vê, mas não mexe.

Pagamento. A data do pagamento não pode ser futura. Em dinheiro, só pela gaveta: o pagamento sai do caixa aberto e quita a despesa inteira. Pela gaveta, quem opera o caixa paga o repasse (o árbitro recebe no balcão); qualquer outra despesa exige também a permissão de despesas em todas as unidades dela. PIX, boleto, cartão e transferência se registram na própria despesa.

Quem pode

Lançar e pagar despesas (Gerente, Proprietário) para lançar, editar, corrigir a compra, cancelar e pagar. Abrir, operar e fechar o próprio caixa (Operador, Gerente, Proprietário) para pagar o repasse pela gaveta. As duas permissões financeiras exigem o código do 2FA.

Onde se faz

Despesas (Nova despesa, Registrar pagamento, Pagar pela gaveta, Cancelar despesa, Corrigir custo ou vencimento); a compra em Compras

RN-FIN-20Exportação para o contador

O sistema não emite nota fiscal. Para o contador, exporta arquivos CSV por período e unidade, com os mesmos números da DRE e do fluxo de caixa.

São quatro arquivos:

• Receitas: uma linha por dia de competência.
• Despesas: uma por linha, com o fornecedor, o documento dele e a parcela da unidade.
• DRE: as linhas da DRE da unidade.
• Fluxo de caixa: uma linha por dia, como na tela.

O formato é o que o Excel em português abre direto: ponto e vírgula entre colunas, vírgula decimal e data dd/mm/aaaa. Texto que começa com sinal de fórmula (como =, + ou -) ganha um apóstrofo na frente, para a planilha não executá-lo. A emissão de nota de serviço fica para uma próxima fase.

Quem pode

Ver DRE, fluxo de caixa e conciliação (Gerente, Proprietário). Exige o código do 2FA.

Onde se faz

DRE e fluxo · aba Exportar CSV (uma unidade por vez)