Agenda, balcão e bloqueios

RN-AGD-01Campos: bloco, funcionamento e desativação

Cada campo tem a sua duração de bloco, o seu horário de funcionamento por dia da semana e pode estar ativo ou inativo. Desativar um campo nunca cancela nem remarca reservas: enquanto houver reserva por jogar ou contrato de mensalista em vigor nele, a desativação é recusada.

Na aba Campos ficam o tamanho do bloco (60 min de fábrica), a fração da hora extra (30 min de fábrica) e o horário de cada dia (o formulário do campo novo sugere 08:00 às 23:00). Feriados e exceções podem mudar o funcionamento e o preço de uma data específica (RN-AGD-10).

A desativação é recusada enquanto o campo tiver:

• reserva com fim depois de agora em hold ou em verificação (ainda dentro do prazo), confirmada, em andamento, com cancelamento solicitado ou suspensa;
• contrato de mensalista ativo, suspenso ou com renovação oferecida e ainda sem resposta, mesmo que os jogos futuros ainda não tenham sido gerados.

Para tirar o campo de uso já, use um bloqueio (RN-AGD-07 e RN-AGD-08) ou a emergência, resolva as reservas e desative depois. O contrato de mensalista não troca de campo: o caminho é rescindi-lo. Contrato encerrado ou rescindido não impede a desativação, e editar um campo que já está inativo não passa por essa conferência.

Quem pode

Editar unidades, campos, preços, políticas e parâmetros (de fábrica, só o Proprietário; exige 2FA).

Onde se faz

Painel · Configuração · aba Campos

RN-AGD-02Grade e legenda

A agenda mostra a grade da unidade por dia ou por semana, com uma cor para cada situação do bloco. Reserva com saldo devedor ganha destaque vermelho com o valor, e reserva confirmada sem check-in depois da tolerância ganha o destaque "Sem check-in".

A legenda da grade traz: Livre, Hold do bot, Em verificação, Reservado pelo bot, Reservado no balcão, Mensalista, Suspenso, Bloqueado e Fechado (fora do funcionamento do campo), além de dois destaques que se somam à cor:

• Saldo devedor: contorno vermelho e o valor que falta pagar dentro do bloco;
• Sem check-in: contorno tracejado laranja e a etiqueta "Sem check-in", quando passou a tolerância de no-show (20 min de fábrica) e ninguém fez o check-in (RN-AGD-12).

Os botões Dia e Semana trocam a visão; na semana, escolha o campo. A grade usa o dia operacional (RN-AGD-09) e o fuso da unidade.

Quem pode

Ver agenda e grade (Operador, Gerente e Proprietário).

Onde se faz

Painel · Agenda · grade

RN-AGD-03Reserva no balcão

No balcão, a recepção cria reserva para cliente com CPF, já confirmada. Ela pode ser sem garantia (sem pagamento e sem prazo para vencer) ou com sinal ou pagamento integral, e o aceite da política de cancelamento pelo cliente é registrado na hora.

Ao reservar, escolha a garantia: Sem garantia (sem pagamento agora; não expira), Sinal (o cliente paga o sinal da faixa) ou Integral (o cliente paga o valor total). Antes de confirmar, informe a política de cancelamento ao cliente e marque Informei ao cliente a política de cancelamento e ele aceitou.; sem essa marcação a reserva não sai.

O campo Cupom (opcional) aceita um cupom válido para aquela reserva. Como a reserva do balcão já nasce confirmada, o uso do cupom é consumido na criação: cancelar a reserva depois não devolve o uso. Depois de criada, o aviso mostra o desconto e o valor a receber. Cupom inválido para aquele campo, dia, horário ou cliente é recusado com o motivo.

Valem também os limites de RN-AGD-04 e o hold do bot (RN-AGD-05): um bloco em hold ou em verificação não recebe reserva do balcão.

Quem pode

Criar reserva no balcão (Operador, Gerente e Proprietário).

Onde se faz

Painel · Agenda · bloco livre · Nova reserva no balcão

RN-AGD-04Controle de abuso no balcão

Um CPF pode ter no máximo 2 reservas do balcão sem garantia ainda por jogar. Depois de 2 no-shows, o CPF passa a precisar de sinal ou pagamento integral também no balcão, conforme a regra de pagamento da faixa.

Os dois limites protegem a agenda de quem reserva sem pagar e não aparece. Quando o cliente bate no teto, a recepção pode reservar com sinal ou integral, ou esperar uma das reservas sem garantia acontecer. Quando o CPF passou a exigir garantia, a opção Sem garantia é recusada: se a faixa tem sinal, vale o sinal; se a faixa é integral, vale o pagamento integral. Os no-shows contam em todas as unidades, porque o CPF é o mesmo.

Quem pode

Ninguém: o sistema confere sozinho ao criar a reserva no balcão.

Onde se faz

Painel · Agenda · Nova reserva no balcão (o aviso aparece ao escolher a garantia ou ao confirmar)

RN-AGD-05Hold do bot e derrubar hold

Um horário em hold ou em verificação de pagamento não aceita reserva do balcão. Quem tem a permissão pode derrubar o hold informando o motivo: o horário fica livre, o cliente é avisado pelo WhatsApp e a cobrança PIX é removida.

No painel da reserva em hold ou aguardando verificação, a seção Derrubar hold do bot pede o Motivo e tem o botão Derrubar hold. A reserva fica cancelada e o cliente recebe a mensagem de horário liberado pela equipe.

Se o cliente já tiver pago (o PIX cai depois), o pagamento segue como pagamento tardio: com o horário ainda livre, a reserva volta a confirmada; com o horário ocupado, abre o pedido "PIX tardio com horário ocupado" na fila de tratativas.

Quem pode

Derrubar hold do bot (Gerente e Proprietário).

Onde se faz

Painel · Agenda · reserva em hold · Derrubar hold do bot

RN-AGD-06Hora extra

Com o jogo em andamento e o horário seguinte livre, a recepção pode estender o jogo em frações (30 min de fábrica), a um valor fixo por fração que a unidade configura. O valor entra no saldo da reserva e pode ser pago no fim, junto com a comanda.

• Quando: só depois do check-in e antes do fim do horário. A extensão aumenta o fim da mesma reserva e precisa caber no funcionamento do campo.
• Preço: frações × "Valor da fração de hora extra (R$)" da unidade, o mesmo em qualquer dia e horário, sem usar a tabela de preço e sem cupom ou desconto. Esse parâmetro nasce vazio: enquanto a unidade não preencher, o painel não oferece a hora extra.
• Horário seguinte livre: reserva, bloqueio, hold ou verificação no trecho recusam a extensão. Hold com o prazo já vencido conta como livre.
• O preço, a política e o aceite da reserva não mudam; o lançamento fica registrado com o horário antes e depois.

Quem pode

Lançar hora extra no jogo em andamento (Operador, Gerente e Proprietário).

Onde se faz

Painel · Agenda · reserva em andamento · Hora extra

RN-AGD-07Bloqueio sobre reservas

Ao bloquear um campo (período e motivo), o painel mostra antes as reservas atingidas e pede confirmação. Confirmado, cada reserva fica suspensa, o cliente é avisado do cancelamento por força maior e abre um pedido de força maior na fila de tratativas.

Em Novo bloqueio, escolha campo, início, fim e motivo e toque em Ver reservas afetadas; confira a lista e toque em Confirmar bloqueio. Depois disso:

• cada reserva atingida fica Suspensa, o cliente recebe pelo WhatsApp o aviso de cancelamento por força maior e a fila ganha um pedido de "Força maior", em que a equipe decide remarcação, crédito ou devolução;
• cada hold atingido é cancelado e o cliente recebe o aviso de horário liberado pela equipe, como em RN-AGD-05;
• jogo em andamento interrompido pelo bloqueio é concluído por força maior, também com pedido na fila (o sistema sugere devolver o proporcional ao tempo não jogado).

Ao encerrar o bloqueio (Encerrar bloqueio agora), as reservas suspensas que ainda não começaram voltam a valer e o cliente é avisado. Para avisar todos os clientes na hora e oferecer remarcação pelo próprio WhatsApp, o caminho é a Emergência (RN-AUT-06), que não tem a pré-visualização.

Quem pode

Criar e encerrar bloqueios (Operador, Gerente e Proprietário).

Onde se faz

Painel · Agenda · Novo bloqueio; emergência em Painel · Agenda · Emergência

RN-AGD-08Bloqueio sem previsão de fim

Um bloqueio pode não ter data final: o campo sai da venda no WhatsApp e no balcão, e todo dia a fila de tratativas pede a revisão do bloqueio. As reservas futuras só ficam suspensas quando chegam a 48 horas do jogo.

• Marque Sem previsão de fim no formulário do bloqueio.
• Uma rotina automática avança o bloqueio a cada 15 min até o horizonte de 48 h; as reservas que entram nessa janela ficam suspensas e seguem RN-AGD-07 (aviso ao cliente e pedido de força maior).
• Todo dia às 8h nasce o pedido "Revisão de bloqueio", um só por bloqueio: enquanto ele estiver aberto, a passada do dia seguinte só anota o dia no histórico dele.
• Na revisão, Prorrogar bloqueio mantém o bloqueio sem fim (no dia seguinte chega nova revisão) e Encerrar bloqueio encerra como na agenda. Bloqueio encerrado por qualquer caminho resolve a revisão aberta.

Quem pode

Criar e encerrar bloqueios (Operador, Gerente e Proprietário); a revisão na fila, Tratar itens da fila de tratativas (Operador, Gerente e Proprietário).

Onde se faz

Painel · Agenda · Novo bloqueio; revisão na fila de tratativas (todo dia às 8h).

RN-AGD-09Dia operacional

Agenda, caixa e relatórios usam o dia operacional, que vira às 04:00 de fábrica, e não à meia-noite. Os horários aparecem no fuso da unidade.

Jogo, venda ou caixa entre meia-noite e a virada contam para o dia anterior. Isso mantém a madrugada de sexta para sábado no movimento de sexta.

Quem pode

Ninguém: o sistema faz sozinho. A hora da virada se altera com Editar unidades, campos, preços, políticas e parâmetros (de fábrica, só o Proprietário).

Onde se faz

Painel · Agenda · grade do dia; a virada fica em Configuração, aba Unidade, "Virada do dia operacional".

RN-AGD-10Feriados

Os feriados nacionais de data fixa entram sozinhos para todas as unidades; os municipais, os móveis e as exceções a unidade cadastra, com funcionamento e preço próprios. Na mesma data, o feriado da unidade vale no lugar do nacional.

• O sistema importa o ano corrente e o seguinte quando é iniciado e todo dia de dezembro, às 3h. O botão Importar nacionais força a importação do ano escolhido. Importar de novo não duplica: data já importada fica como está.
• A importação traz só os de data fixa. Carnaval, Sexta-feira Santa e Corpus Christi (móveis ou pontos facultativos) são cadastrados pela unidade.
• O feriado da unidade pode fechar o dia, ter horário próprio ou só marcar a data; o preço do feriado vem de uma faixa de data específica na tabela de preços.

Quem pode

Editar unidades, campos, preços, políticas e parâmetros na unidade (de fábrica, só o Proprietário). A importação automática: ninguém, o sistema faz sozinho.

Onde se faz

Painel · Configuração · aba Feriados

RN-AGD-11Check-in

O check-in marca o início do jogo e libera o campo: a reserva passa a "Em andamento". Com saldo devedor, o check-in fica travado (RN-FIN-08).

No painel da reserva confirmada, a seção Check-in tem o botão Fazer check-in. Com saldo em aberto, aparece o aviso com o valor e o caminho é receber o saldo ou pedir a liberação. Check-in depois da tolerância de no-show também vale (check-in tardio).

Quem pode

Fazer check-in e marcar no-show (Operador, Gerente e Proprietário).

Onde se faz

Painel · Agenda · reserva confirmada · Check-in

RN-AGD-12No-show e o aviso "Sem check-in"

Sem check-in 20 minutos (de fábrica) depois do início, o bloco ganha o destaque "Sem check-in" na grade e o botão "Marcar no-show" é liberado. Antes disso o botão fica desabilitado, com o horário a partir do qual pode marcar.

A recepção então marca o no-show ou faz o check-in tardio. O aviso é só visual, na agenda: não sai WhatsApp nem pedido na fila. O horário da liberação vem do servidor, pelo parâmetro da unidade, e aparece abaixo do botão como "Disponível a partir das HH:MM (tolerância de 20 min sem check-in)."

Ao marcar (Marcar no-show e depois Confirmar no-show), o sistema aplica a política de cancelamento como cancelamento em cima da hora (0 h): o que foi pago fica com a arena pela faixa de 0 h e o que faltava pagar deixa de ser cobrado, fechando a reserva em zero. Se a faixa de 0 h da política devolve alguma parte, abre um pedido de cancelamento na fila para a equipe executar a devolução ("Devolver pela política"). O no-show conta para os limites do cliente (RN-AGD-04 e a sugestão de lista negra), inclusive em reserva sem garantia, que não gera cobrança.

Quem pode

Fazer check-in e marcar no-show (Operador, Gerente e Proprietário).

Onde se faz

Painel · Agenda · reserva confirmada · No-show

RN-FIN-08Saldo antes do apito

O saldo da reserva precisa estar pago antes do check-in. Com saldo maior que zero o check-in fica travado, e só quem tem a permissão libera, registrando o motivo; o saldo vira dívida do cliente.

• Nas faixas com sinal, o lembrete pré-jogo pelo WhatsApp já leva o PIX do saldo.
• No balcão, receba o saldo pelo recebimento da reserva (dinheiro, cartão, crédito do cliente ou PIX do saldo gerado no painel) e então faça o check-in.
• Quem não tem a permissão vê a mensagem "Receba o saldo no caixa ou peça a liberação a quem tem permissão."
• Quem tem a permissão preenche o Motivo da liberação (o saldo vira dívida do cliente) e toca em Liberar check-in com saldo devedor. O jogo começa e o valor fica como dívida no CPF.

Quem pode

Receber e fazer check-in: Fazer check-in e marcar no-show (Operador, Gerente e Proprietário). Liberar: Liberar check-in com saldo devedor (Gerente e Proprietário; exige 2FA).

Onde se faz

Painel · Agenda · reserva · Receber e Check-in