Despesas

A tela e quem pode

Clique em Despesas no menu. A tela mostra as despesas da unidade e as rateadas com ela, pela Competência (abre no mês corrente), com os filtros Situação e Categoria e os totais A pagar, Vencidas e Pagas. Os valores são a parcela desta unidade.

O Operador não vê esta tela. No balcão, ele paga uma conta miúda com a despesa em espécie do caixa e o árbitro pelo repasse na comanda.

A lista: situações e origens

Cada linha mostra a descrição, a categoria, o fornecedor, o vencimento, a origem, a situação e o valor.

A despesa de estoque não entra na DRE (vira custo quando o item é vendido), mas sai no fluxo de caixa quando é paga. Clique numa despesa para abrir o detalhe e as ações.

Lançar uma despesa

1Clique em Nova despesa.

2Escolha a Categoria e escreva a Descrição (como a despesa aparece na lista, por exemplo "Energia elétrica de outubro").

A lista não oferece Compra de mercadorias nem Repasse de arbitragem: mercadoria para revenda entra pela compra de estoque (que já gera a despesa) e o repasse nasce do item vendido na comanda. A tarifa do PIX cobrada pelo banco se lança aqui, em Tarifas bancárias.

3Preencha o Valor total, a Competência (o dia ou mês a que a despesa pertence, que é o que conta na DRE) e o Vencimento (em branco, vence na competência).

4Se quiser, escolha o Fornecedor (opcional) (busque ou use + Cadastrar fornecedor, veja Compras) e cole o Link do comprovante (opcional). O arquivo fica guardado fora do sistema (numa pasta da arena, por exemplo); aqui vai só o link.

5Se a conta já foi paga, marque Já foi paga e informe Pago em e o Meio (PIX, Boleto, Transferência ou Cartão). Em dinheiro, não: lance pelo caixa, com a despesa em espécie, ou registre a pagar e use Pagar pela gaveta.

6Clique em Lançar despesa. O painel confirma "Despesa lançada."

Ratear entre unidades

Uma conta das duas unidades (a energia de um medidor só, por exemplo) pode ser dividida. A opção aparece para quem tem a permissão de despesas em mais de uma unidade.

1Na Nova despesa, marque Ratear entre unidades. Escolha a Unidade e o % de cada uma; + Unidade acrescenta outra.

2Confira a soma ao lado: ela precisa ser 100% e incluir a unidade em que você está lançando.

Cada unidade recebe a sua parcela, com duas casas; o centavo do arredondamento fica com a maior fatia. O detalhe mostra o Valor total, a Parcela desta unidade e o Rateio.

Registrar o pagamento

Para a conta paga por PIX, boleto, transferência ou cartão, fora do caixa do balcão:

1Abra a despesa a pagar (ou vencida) e clique em Registrar pagamento.

2Informe Pago em (não pode ser data futura) e o Meio, e clique em Confirmar pagamento.

A despesa passa a Paga, com Pago em e Meio no detalhe, e sai no fluxo de caixa na data do pagamento. O comprovante pode ser anexado depois (veja abaixo).

Pagar em dinheiro pela gaveta

Em dinheiro, a despesa só se paga pela gaveta de um caixa aberto: o dinheiro sai do caixa com o movimento de despesa em espécie e quita a despesa inteira. O botão Pagar pela gaveta aparece para quem tem a permissão de despesas e está com o próprio caixa aberto (veja Caixa).

1Abra a despesa a pagar e clique em Pagar pela gaveta.

2Confira o aviso ("Sai R$ 85,00 em dinheiro do seu caixa aberto, com o movimento de despesa em espécie.") e clique em Confirmar saída da gaveta.

O painel confirma "Despesa paga pela gaveta." A saída entra no esperado do fechamento do caixa. Conta miúda sem cadastro prévio (gelo, gás) não precisa passar por aqui: o operador lança direto no caixa, como despesa em espécie, e ela aparece na lista como Paga no caixa.

Comprovante, edição e cancelamento

• Anexar comprovante (ou Trocar comprovante): cole o Link do comprovante e clique em Salvar link; em branco remove o link. Vale para qualquer despesa não cancelada, inclusive a já paga, porque o comprovante costuma chegar depois. No detalhe, Abrir link abre o arquivo.
• Editar: só a despesa lançada à mão que ainda está a pagar. Altere e clique em Salvar alterações; a auditoria guarda o antes e o depois. Paga ou cancelada, não se edita.
• Cancelar: só a lançada à mão a pagar (uma conta lançada em dobro, por exemplo). Escreva o Motivo do cancelamento e clique em Cancelar despesa. Ela não se apaga: fica como Cancelada, com o motivo, e sai da DRE e do fluxo.

Corrigir a despesa da compra

A compra registrada não se edita, e a despesa dela também não se edita pelo cadastro. Enquanto essa despesa está a pagar, dá para corrigir o custo unitário de cada item digitado errado (ou o valor que o fornecedor de fato cobrou) e o vencimento. Em Compras, a compra aberta leva direto a esta despesa.

1Abra a despesa da compra (origem Compra de estoque) e clique em Corrigir custo ou vencimento.

2Em Corrigir a compra, troque o Custo unitário dos itens errados. O Novo total se atualiza. Se preciso, mude o Vencimento.

3Escreva o Motivo e clique em Salvar correção.

O painel confirma "Compra corrigida: despesa e custo médio atualizados." A despesa passa a valer o novo total, e a diferença de cada item (quantidade comprada vezes a diferença de custo) entra no custo médio do que ainda está em estoque. O custo das vendas já feitas e a DRE de meses passados não mudam. Se o produto está com estoque zerado ou negativo, o custo médio não muda e a correção fica só registrada. A quantidade não se corrige aqui: diferença de quantidade se acerta no inventário. Despesa da compra já paga ou cancelada não aceita correção.

Repasse de serviço

Quando o PDV vende um serviço com repasse (a arbitragem, por exemplo), nasce sozinha uma despesa a pagar ao fornecedor, com competência e vencimento no dia da comanda: "Repasse: Arbitragem (comanda de ...)".

• O repasse não se edita nem se cancela aqui (acompanha o item vendido), só se paga: por Registrar pagamento (PIX à liga, por exemplo) ou, se o árbitro recebe no balcão, pelo operador na própria comanda, com Pagar pela gaveta.
• Se o item for cancelado na comanda, o repasse ainda não pago cai junto; o já pago fica, porque o dinheiro saiu.

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