Conciliação bancária

Como a conciliação funciona

Todo dia às 6h, o sistema pede ao banco a lista dos PIX recebidos no dia anterior e compara, PIX a PIX, com os que ele registrou, pelo identificador do banco (o endToEndId). Ninguém precisa fazer nada para essa conferência acontecer. A tela Conciliação mostra o resultado e serve para:

• ver as divergências de um período e ir tratá-las na fila;
• importar o arquivo OFX do extrato quando a lista do banco não puder ser lida (banco fora do ar, dia faltando);
• conferir linha a linha o que o extrato trouxe.

Cada diferença encontrada, em qualquer direção, abre na fila de tratativas uma Divergência na conciliação. A mesma linha ou o mesmo PIX nunca gera duas divergências, então rodar de novo ou reimportar o mesmo arquivo não duplica nada.

Quem pode

No ambiente das capturas, quem concilia é a Renata, do financeiro, com um perfil Financeiro que tem as duas primeiras permissões em todas as unidades.

Lançar ajuste não pede Ver agenda e grade: no quadro do ajuste, a lista das reservas do dia e das faturas vem pela própria permissão de ajuste, só com o que é preciso para escolher o documento (horário, campo, situação e saldo da reserva; titular, mês, situação e saldo da fatura).

Consultar um período

1. No seletor do topo do painel, escolha a unidade. Cada unidade tem a sua conta e a sua chave PIX, e a conciliação é sempre de uma unidade.
2. No menu, clique em Conciliação. A tela abre nos sete dias que terminam ontem.
3. Ajuste De e Até (no máximo 62 dias) e clique em Consultar.

Logo abaixo da importação, três quadros resumem o período:

• Créditos no extrato: quantos créditos o extrato trouxe no período.
• Conciliados: quantos desses créditos casaram com um PIX do sistema. A linha de valor diferente conta aqui, porque casou com o PIX certo, e também conta como divergência.
• Divergências: fica vermelho quando há alguma no período.

Importar o extrato OFX

Use a importação quando a conferência das 6h não trouxer o dia: a tela mostra "Nenhuma linha de extrato no período", ou o banco ficou fora do ar. O OFX é o arquivo de extrato que o internet banking oferece para download (às vezes chamado de "Money" ou "extrato para software financeiro").

1. No internet banking, baixe o extrato OFX da conta da unidade com o período que você quer conferir.
2. No bloco Importar OFX, clique em Escolher arquivo e selecione o arquivo.
3. Clique em Importar. Enquanto o arquivo é lido, o botão mostra Importando….
4. Leia o resultado em verde. A tela recarrega o período sozinha, com as divergências e o extrato novos.

• O período que o sistema confere é o do próprio arquivo (de quando a quando o banco diz que o extrato vai). Todo PIX do sistema nesse período que não estiver no arquivo vira "Só no sistema".
• Reimportar o mesmo arquivo, ou um arquivo que repete dias já importados, não duplica linhas nem divergências.
• Linha sem o identificador do banco casa pelo valor e pelo dia com um único PIX ainda não conciliado da unidade. Se houver dois PIX iguais no mesmo dia, ou nenhum, a linha vira "Só no banco".

Ler as divergências

A seção Divergências lista as do período, da mais recente para a mais antiga, cada uma com o tipo, a data e hora, uma explicação e os dois valores: Banco e Sistema ("não consta" quando um dos lados não tem o PIX).

O link Tratar na fila de tratativas, no canto da seção, abre a fila já filtrada pelas divergências de conciliação.

Ler o extrato

A seção Extrato mostra as linhas do período, da mais recente para a mais antiga, com data e hora, descrição do banco, valor e origem: API (lista do banco, na conferência das 6h) ou OFX (arquivo importado). Cada crédito tem a situação Conciliado (verde) ou Pendente (amarelo).

No seletor à direita do título, escolha o que mostrar:

• Créditos (o padrão): todos os créditos do período.
• Créditos não conciliados: só os pendentes, o jeito mais rápido de achar o que falta.
• Todas, com débitos: inclui as saídas da conta (devoluções, tarifas), com o sinal de menos. Os débitos não têm situação porque ainda não são conciliados.

Resolver as divergências na fila

Cada divergência é uma tratativa Divergência na conciliação, de prioridade média e prazo de 48 h, na fila de tratativas. Abra-a pelo link Tratar na fila de tratativas, assuma e escolha uma das duas ações:

• Registrar investigação: encerra a divergência sem mexer em valores, com uma observação do que você apurou (o aviso do banco falhou naquela noite, era um depósito do sócio, o PIX foi devolvido...). Use para "Só no banco" e "Só no sistema" depois de entender a causa. Um PIX que virou "não identificado" é vinculado ao cliente no pedido "PIX não identificado" dele, não aqui.
• Lançar ajuste: lança um ajuste no documento do PIX (a reserva ou a fatura), com o valor, o sentido (aumenta ou reduz o que o cliente deve) e a observação. É a ação para "Valor diferente". No exemplo, o banco creditou R$ 99,50 por uma reserva de R$ 100,00 que o sistema tinha como paga: o ajuste de R$ 0,50 que aumenta o devido deixa R$ 0,50 a receber na reserva, cobrado no balcão.

A tela e a ação com as duas opções estão na página da fila de tratativas. O ajuste fica no histórico da tratativa e na auditoria, com quem lançou e o motivo; nada é apagado nem editado no PIX original.

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