Agenda e reservas no balcão

Quem pode o quê na agenda

Cada ação só aparece para quem tem a permissão no perfil (tela Acessos). Nos perfis de fábrica:

A grade e a legenda

Clique em Agenda no menu. A grade abre no dia de hoje, na visão Dia, com uma coluna por campo e um bloco por horário. Cada bloco mostra a hora e o nome do titular (ou a situação, quando não tem reserva).

• ‹ e › passam para o dia anterior e o seguinte; o calendário escolhe outro dia; Hoje volta para o dia corrente.
• Semana mostra sete dias de um campo só; escolha o campo na lista ao lado das setas.
• O endereço da página guarda o dia, a visão e o campo: recarregar ou mandar o link abre a mesma grade.
• No celular a grade mostra um campo por vez (ou um dia por vez, na semana): troque nas abas acima dela. A legenda fica recolhida em Ver legenda.
• Atualizar relê a grade (ela também se atualiza sozinha a cada minuto). Reservas feitas pelo bot ou em outro computador aparecem ao atualizar.
• A grade segue o dia operacional: jogos depois da meia-noite, até a virada da unidade (padrão 04:00), aparecem no dia anterior. O jogo de sábado à 01:00 está na grade de sexta.

O que cada situação quer dizer

Reservar no balcão

1Clique no horário livre. O painel Nova reserva no balcão abre com o Campo e o Início.

2Em Cliente, digite o CPF, o telefone ou parte do nome e escolha na lista. Se o cliente não tiver cadastro, use + Cadastrar cliente novo: Nome, CPF, Telefone (WhatsApp), nascimento e e-mail opcionais, e marque O cliente aceitou presencialmente o termo de uso dos dados (LGPD). antes de Cadastrar. Para trocar de cliente, use Trocar.

3Em Duração, escolha quantos blocos seguidos ("2 blocos (até 21:00)"). A lista só oferece os que estão livres em seguida.

4Escolha a Garantia:

• Sem garantia: sem pagamento agora; não expira. Cada CPF pode ter no máximo 2 assim por jogar.
• Sinal: o cliente paga o sinal da faixa; o restante, até o jogo.
• Integral: o cliente paga o valor total.

5Se o cliente tiver um cupom, digite em Cupom (opcional). O desconto é calculado ao confirmar.

6Explique a política de cancelamento ao cliente, marque Informei ao cliente a política de cancelamento e ele aceitou. e clique em Confirmar reserva.

O painel confirma "Reserva confirmada para (dia e hora) em (campo)." e a reserva aparece na grade. Com sinal ou integral, receba em seguida (próxima seção).

Com cupom

Depois de criada, a confirmação mostra o desconto: "Cupom aplicado: desconto de R$ 15,00; a receber R$ 135,00." O uso do cupom é consumido. Cupom que não vale para o horário, o campo ou a unidade é recusado com "Cupom inválido para esta reserva." e o motivo. Os cupons são criados na tela Cupons.

Avisos do cliente

• Teto de reservas sem garantia: o CPF que já tem 2 reservas sem garantia por jogar não ganha uma terceira. Ofereça sinal ou integral.

• Cliente com no-shows: depois de 2 no-shows, o painel avisa "Cliente com no-shows: a reserva exige sinal ou pagamento integral, conforme a faixa.", já marca Sinal e desliga Sem garantia.

• Cliente na lista negra: o painel avisa "Cliente na lista negra. Para atender mesmo assim, registre o motivo da decisão." e pede o Motivo para atender cliente na lista negra, que fica registrado. Sem o motivo, a reserva não sai. Você pode decidir não reservar.

• Cadastro unificado: o cadastro duplicado que foi unificado a outro não recebe reservas. Busque o cliente de novo: o CPF antigo já encontra o cadastro que ficou (veja Clientes).

Receber o saldo da reserva

Clique na reserva na grade. O painel mostra a Situação, o Horário, o Campo, a Garantia, o Preço e o Saldo devedor. Com saldo, aparece Receber no caixa.

No caixa (dinheiro, cartão ou crédito do cliente)

Para receber no caixa, o seu caixa precisa estar aberto (veja Caixa).

1Escolha o Meio: Dinheiro, Débito, Crédito (com Parcelas e Bandeira) ou Crédito do cliente.

2Confira o Valor (vem com o saldo inteiro; troque para receber só uma parte) e clique em Receber. Pagamento em dois meios: receba um, depois o outro.

No Crédito do cliente, o painel mostra o Crédito utilizável nesta unidade e a validade de cada lote, e não deixa receber acima dele ("O valor passa do crédito disponível.").

Pelo PIX do saldo

1Clique em Gerar PIX do saldo. O painel mostra o PIX do saldo: valor, QR code, validade e o copia e cola com Copiar.

2O cliente paga no celular. Clique em Verificar pagamento: quando o banco confirma, o painel avisa "Pagamento PIX confirmado." e o saldo zera. Enquanto o banco não confirmar, nada entra. Voltar retorna ao recebimento no caixa.

O PIX não passa pelo seu caixa nem entra no fechamento da gaveta: o dinheiro cai direto na conta da arena. Gerar a cobrança pede a mesma permissão de operar o caixa, e fica registrado quem gerou.

Check-in

Quando o time chegar, abra a reserva e clique em Fazer check-in. O jogo passa a Em andamento. Check-in depois da tolerância também vale, enquanto ninguém marcou no-show.

Com saldo devedor, o check-in fica travado: o painel mostra "A reserva tem saldo devedor." com o valor e "Receba o saldo no caixa ou peça a liberação a quem tem permissão."

Quem tem Liberar check-in com saldo devedor (Gerente e Proprietário) vê o campo Motivo da liberação (o saldo vira dívida do cliente). Escreva o motivo e clique em Liberar check-in com saldo devedor: o jogo começa e o valor fica como dívida do cliente.

No-show e "Sem check-in"

Na reserva confirmada, o botão Marcar no-show fica desabilitado até passar a tolerância da unidade (padrão 20 minutos depois do início), com o aviso "Disponível a partir das HH:MM (tolerância de 20 min sem check-in)." (aparece, por exemplo, na captura do pedido do cliente). Com o painel aberto, o botão libera sozinho na hora.

Passada a tolerância sem check-in, o bloco ganha na grade o contorno laranja tracejado e a marca Sem check-in. É só um aviso visual: não sai mensagem ao cliente nem tratativa.

Se o time não apareceu, abra a reserva, clique em Marcar no-show, leia o aviso ("Marcar no-show aplica a política com 0 h de antecedência e conta para as restrições do cliente. Confirma?") e clique em Confirmar no-show.

Hora extra

Com o jogo Em andamento, o time pode pedir mais tempo. A hora extra só sai se o horário seguinte do campo estiver livre.

1Abra a reserva em andamento. Em Hora extra, informe quantas Frações de 30 min (a fração é a do campo). O painel mostra o tempo a mais, o novo fim e o Valor (frações × valor da fração da unidade, sem desconto).

2Em Onde cobrar, fica No saldo da reserva. Clique em Lançar hora extra.

O painel confirma "Hora extra lançada.", o fim da reserva muda na grade e o valor soma ao saldo devedor, que você recebe como de costume (Receber o saldo).

• Se o horário seguinte está ocupado, em hold ou bloqueado, ou se a extensão passa do funcionamento do campo, o sistema recusa ao lançar ("Horário indisponível." com o motivo).
• Enquanto a unidade não configura o valor, o painel avisa "Hora extra indisponível: a unidade ainda não tem o valor da fração." A gestão preenche o Valor da fração de hora extra (R$) em Configuração.

Pedido do cliente: cancelar ou remarcar

Ninguém cancela nem remarca direto pela agenda: o cliente faz um pedido, e quem cuida das tratativas decide. O pedido chega de dois jeitos, sempre com a simulação da política antes: pelo WhatsApp, em Minhas reservas, ou no balcão, com o cliente presente (ou ao telefone):

1Abra a reserva confirmada e clique em Pedido do cliente: cancelar ou remarcar. O painel mostra o que a política aceita na reserva prevê se ele pedir agora: Antecedência, Valor pago, Devolução prevista e Forma.

2Mostre ao cliente. Marque Cancelar ou Remarcar e, se quiser, anote em Observação (opcional) o que ele pediu (por exemplo, o horário desejado).

3Marque O cliente viu esta simulação e concordou. e clique em Registrar pedido.

A reserva passa a Cancelamento solicitado, continua no lugar na grade e o pedido chega à fila de Tratativas como Pedido de cancelamento. A antecedência que vale é a do momento do registro, mesmo que a decisão saia depois.

• Quem trata tratativas (permissão "Tratar itens da fila de tratativas") vai direto para a tratativa ("Pedido registrado. Abrindo a tratativa para resolver."): assuma e resolva com o cliente ainda presente, com Cancelar pela política, Remarcar ou Recusar pedido.
• Quem não trata vê "Pedido registrado. A tratativa ficou na fila para quem tem permissão resolver." Avise o cliente de que ele recebe a resposta.

Derrubar o hold do bot

Horário em hold ou em verificação não aceita reserva do balcão. Quando um cliente presente quer o horário que está em hold de outro número e a gestão decide liberar:

1Abra a reserva em hold (ou em verificação). Em Derrubar hold do bot, escreva o Motivo.

2Clique em Derrubar hold.

A reserva é cancelada e o horário volta a ficar livre para o balcão. O cliente do hold recebe pelo WhatsApp o aviso de que o horário foi liberado pela equipe e a cobrança PIX é removida. Se ele já tiver pago, o pagamento segue como tardio: com o horário ainda livre, a reserva volta a valer; ocupado, abre uma tratativa.

Bloquear um campo

1Clique em Novo bloqueio no topo da agenda (ou, no painel de um horário livre, em Bloquear o campo a partir deste horário). O painel Bloquear campo abre.

2Escolha o Campo, o Início e a Hora, e o Fim com a hora, ou marque Sem previsão de fim. Escolha o Motivo (Manutenção, Iluminação, Clima, Evento, Outro) e, se quiser, a Descrição (opcional).

3Clique em Ver reservas afetadas. O painel lista as reservas do período, com a situação e o saldo de cada uma.

4Clique em Confirmar bloqueio. Reservas confirmadas no período ficam suspensas com uma tratativa de força maior, holds do bot são cancelados, jogo em andamento é interrompido e os clientes são avisados pelo WhatsApp. O painel resume, por exemplo, "Bloqueio criado: 3 suspensa(s), 1 hold(s) cancelado(s)."

Bloqueio sem previsão de fim

Sem fim, o campo sai da venda e as reservas são suspensas conforme entram na janela de revisão (padrão 48 h à frente); as mais distantes continuam valendo até lá. Uma tratativa diária pede a revisão do bloqueio, onde ele é prorrogado ou encerrado.

Se o campo já tem bloqueios marcados depois do início do bloqueio sem fim, a conferência mostra também Bloqueios que serão encerrados. Ao confirmar, eles são encerrados e o bloqueio sem fim fica com os dias deles; as reservas que eles tinham suspendido continuam suspensas, sem novo aviso aos clientes. Um bloqueio que já está valendo no início escolhido, uma emergência ou outro bloqueio sem fim não são encerrados assim: o painel diz qual é e o que fazer.

Encerrar o bloqueio antes

1Clique num bloco Bloqueado (ou na reserva suspensa) e em Encerrar bloqueio agora.

2Leia o aviso e clique em Confirmar encerramento.

O campo volta para o bot e o balcão. As reservas suspensas que ainda não começaram voltam a valer, e os clientes recebem o aviso de que o horário voltou; as já iniciadas ficam com a tratativa. O painel informa quantas voltaram: "Bloqueio encerrado: 2 reserva(s) reativada(s)."

Emergência

A emergência é o bloqueio de força maior (chuva forte, falta de luz) que avisa os clientes na hora e oferece a cada um horários para remarcar sem custo, pelo WhatsApp. Ela sempre tem fim e não mostra antes a lista das reservas afetadas, por isso pede confirmação.

1Clique em Emergência no topo da agenda (só para quem tem "Disparar broadcast de emergência").

2Marque os Campos, preencha Início, Fim e as horas, escolha o Motivo e, se quiser, a Descrição (opcional).

3Clique em Revisar disparo. O painel resume os campos e o período e explica o que acontece. Confira: o aviso aos clientes não se desfaz.

4Clique em Disparar emergência.

As Reservas afetadas somam as suspensas, os holds do bot cancelados e os jogos interrompidos. Os Clientes avisados recebem pelo WhatsApp até 5 horários para escolher (veja o que o cliente vê). Quem não tem telefone ou horário livre, ou não responde no prazo, vai para a fila de tratativas como "emergência sem horário", e a equipe remarca. Na grade, os campos ficam Bloqueado e as reservas, Suspenso, até o cliente escolher outro horário.

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