Regras de funcionamento

Acesso e usuários

Quem entra no painel, o que cada pessoa pode fazer em cada unidade, os limites de valor de cada perfil, a verificação em duas etapas (2FA), o registro de tudo o que é feito e a preparação da primeira unidade.

• RN-ACS-01Perfis configuráveis
• RN-ACS-02Permissões
• RN-ACS-03Alçadas e aprovação
• RN-ACS-042FA e sessão
• RN-ACS-05Auditoria
• RN-ACS-06Setup da primeira unidade
• RN-ACS-07Gestão de usuários e perfis
• RN-ACS-08Senha provisória

Clientes e LGPD

Como o cliente é identificado (pelo CPF, em todas as unidades), como os números de WhatsApp se ligam a ele, o que fazer com cadastros duplicados e como os dados pessoais são apagados a pedido do titular.

• RN-CLI-01CPF obrigatório
• RN-CLI-02Telefones do cliente
• RN-CLI-03Primeiro contato e confirmação
• RN-CLI-04Número reciclado
• RN-CLI-05Unificação de cadastros
• RN-CLI-06LGPD e anonimização

Reservas pelo WhatsApp e hold

Como o cliente escolhe um horário pelo WhatsApp, quanto tempo o horário fica segurado para ele pagar o PIX, o que acontece quando o prazo vence e quais limites protegem a agenda contra quem segura horário sem pagar.

• RN-ATD-06Horários que o bot mostra
• RN-ATD-07Horário indisponível e sugestões
• RN-ATD-08Lista de espera
• RN-ATD-09Aceite do resumo e da política
• RN-HLD-01Criação do hold
• RN-HLD-02Duração do hold
• RN-HLD-03Cobrança PIX do hold
• RN-HLD-04Expiração do hold
• RN-HLD-05Limites antifraude e cooldown
• RN-HLD-06Cliente diz que já pagou
• RN-HLD-07Troca de horário durante o hold
• RN-HLD-08Lembrete e abandono

Agenda, balcão e bloqueios

Como os campos são configurados, como ler a grade, reservar no balcão, derrubar um hold do bot, lançar hora extra, bloquear campos, fazer check-in e marcar no-show. Inclui a regra do saldo antes do apito, que trava o check-in de quem ainda deve.

• RN-AGD-01Campos: bloco, funcionamento e desativação
• RN-AGD-02Grade e legenda
• RN-AGD-03Reserva no balcão
• RN-AGD-04Controle de abuso no balcão
• RN-AGD-05Hold do bot e derrubar hold
• RN-AGD-06Hora extra
• RN-AGD-07Bloqueio sobre reservas
• RN-AGD-08Bloqueio sem previsão de fim
• RN-AGD-09Dia operacional
• RN-AGD-10Feriados
• RN-AGD-11Check-in
• RN-AGD-12No-show e o aviso "Sem check-in"
• RN-FIN-08Saldo antes do apito

Pagamento por PIX

Como o sistema recebe e confere os PIX da arena: a chave de cada unidade, o aviso do banco, a confirmação automática da reserva, o que fazer com PIX atrasado, sem cobrança ou contestado (MED), o PIX gerado no balcão e a conferência diária com o extrato do banco.

• RN-PAG-01Conta e chave PIX
• RN-PAG-02Aviso do banco
• RN-PAG-03Confirmação da reserva
• RN-PAG-04Conferência automática a cada minuto
• RN-PAG-05Pagamento atrasado
• RN-PAG-06Pagador diferente do cliente
• RN-PAG-07PIX sem cobrança (não identificado)
• RN-PAG-08PIX no balcão
• RN-FIN-07MED (contestação do PIX)
• RN-FIN-15Conciliação bancária diária

Cancelamento, devolução e crédito

Como um pedido de cancelamento ou remarcação chega à equipe, quanto a política devolve, como a devolução sai (PIX, dinheiro do caixa ou crédito) e o que acontece no no-show, na força maior e com o crédito do cliente.

• RN-ATD-10Cancelamento e remarcação são sempre um pedido
• RN-FIN-03Política de cancelamento por antecedência
• RN-FIN-04Devolução manual, com alçada, dividida pelos meios pagos
• RN-FIN-05Força maior
• RN-FIN-06No-show fecha pela política com 0 h
• RN-FIN-09Crédito do cliente
• RN-TRT-03Reserva encerrada fecha em zero
• RN-TRT-04Remarcação pela equipe
• RN-TRT-05Devolução aprovada: PIX na hora, dinheiro no caixa

Mensalistas

O time que joga toda semana no mesmo campo e horário: o contrato, os jogos gerados, a fatura paga antes do mês, a cobrança de quem atrasa, a rescisão, a renovação pelo WhatsApp e a troca de titular.

• RN-MEN-01Contrato e desconto
• RN-MEN-02Jogos do contrato e datas puladas
• RN-MEN-03Fatura pré-paga
• RN-MEN-04Falta avisada
• RN-MEN-05Jogo cancelado pelo complexo
• RN-MEN-06Lembretes e pesquisa
• RN-MEN-07Régua de cobrança
• RN-MEN-08Rescisão pelo time
• RN-MEN-09Renovação
• RN-MEN-10Troca de titular
• RN-MEN-11Pagamento parcial da fatura

WhatsApp e automações

Como o atendimento pelo WhatsApp funciona, quando a conversa passa para uma pessoa da equipe, e o que o sistema faz sozinho: lembretes, pesquisa de satisfação, avisos de emergência e as rotinas automáticas que rodam o dia inteiro. As regras de reservar pelo bot (horários livres, lista de espera, aceite da política, pedido de cancelamento) estão na página de reservas.

• RN-ATD-01Como o atendimento funciona
• RN-ATD-02Mensagens registradas e sistema fora do ar
• RN-ATD-03WhatsApp fora do ar
• RN-ATD-04Só conversa privada
• RN-ATD-05Escolha da unidade
• RN-ATD-11Atendimento humano (transbordo)
• RN-ATD-12Lista negra no WhatsApp
• RN-ATD-13Conversa por menus e comandos que valem sempre
• RN-AUT-01Lembrete antes do jogo
• RN-AUT-02Horário de silêncio
• RN-AUT-03Pesquisa de satisfação (NPS)
• RN-AUT-04Sem marketing pelo WhatsApp
• RN-AUT-05Envio confiável e alerta de mensagem não entregue
• RN-AUT-06Emergência

Caixa

Como o caixa do balcão funciona: uma gaveta e um operador, abertura com fundo de troco, movimentos da gaveta, fechamento com contagem cega, correção depois do fechamento e pagamento com cartão.

• RN-FIN-11Caixa é uma gaveta e um operador
• RN-FIN-12Abertura e movimentos da gaveta
• RN-FIN-13Fechamento cego
• RN-FIN-14Caixa fechado não reabre; caixa esquecido aberto
• RN-FIN-16Cartão com bandeira e taxa

PDV e estoque

O que vale no balcão de vendas (comandas de bar, aluguel de material e serviços como arbitragem) e no controle do estoque: catálogo, compras, perdas, cortesias, inventário e devolução de item já pago.

• RN-PDV-01Catálogo com três tipos de item
• RN-PDV-02Comanda da reserva ou avulsa
• RN-PDV-03Comanda não paga vira dívida no corte
• RN-PDV-04Baixa de estoque e cancelamento de item
• RN-PDV-05Compra, custo médio e correção do custo
• RN-PDV-06Saídas sem venda
• RN-PDV-07Inventário
• RN-PDV-08Serviço com repasse a terceiro
• RN-PDV-09Devolução de item pago

Financeiro e relatórios

Como o sistema registra todo o dinheiro da arena, como monta a DRE e o fluxo de caixa, como cuida das despesas e o que entrega ao contador. Caixa físico, devoluções e conciliação têm páginas próprias.

• RN-FIN-01Todo dinheiro é um lançamento
• RN-FIN-02O saldo é a soma dos lançamentos
• RN-FIN-17DRE por competência
• RN-FIN-18Fluxo de caixa pela data do dinheiro
• RN-FIN-19Despesas
• RN-FIN-20Exportação para o contador

Clientes, lista negra e cupons

A ficha do cliente, a lista negra (sugerida pelo sistema, sempre decidida por uma pessoa), o relatório de clientes inativos e os cupons de desconto, que valem no WhatsApp e no balcão.

• RN-CRM-01Ficha do cliente
• RN-CRM-02Sugestão automática de lista negra
• RN-CRM-03Inclusão e remoção da lista negra
• RN-CRM-04Efeito da lista negra no WhatsApp e no balcão
• RN-CRM-05Clientes inativos e cupons nominais
• RN-FIN-10Cupons de desconto

Fila de tratativas

Tudo o que o sistema não pode decidir sozinho vira um pedido na fila de tratativas: um cliente que diz que pagou, um PIX sem dono, uma devolução, um cliente pedindo atendente. Esta página mostra cada tipo de pedido, de onde ele vem, o prazo e o que se pode decidir, e as regras de como a fila funciona.

• RN-TRT-01Nada se apaga
• RN-TRT-02Prazo rígido do que congela horário
• RN-TRT-06Atendimento humano sem unidade escolhida
• RN-TRT-07Assumir e transferir

Parâmetros

Os prazos, limites e valores que mudam o comportamento do sistema: o valor com que o sistema vem de fábrica, onde cada um se altera e a regra que o usa. Clique no código da regra para ver como ela funciona.